В последнее время услуга «виртуальный офис» становится все более популярной среди предприятий. Под этим термином понимается комплекс  офисных услуг коллективного пользования, включающих в себя служебный адрес для получения корреспонденции, услуги по пересылке почты, виртуальный телефонный номер, приём факсов. Дополнительно предлагаются услуги по приему входящих звонков, секретарь, веб-хостинг и аренда помещений для переговоров и конференций. Одним словом,  «виртуальный офис» - среда, позволяющая команде сотрудников вести эффективный бизнес исключительно при помощи Интернета.

Это новый термин и он не является классическим определением. Некоторые поставщики услуг виртуального офиса предлагают дополнительные услуги, такие как услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста. В случае, если компании занимаются учреждением фирм за границей они могут зарегистрировать почтовый адрес, телефона и факс в другой стране.

Одни поставщики предлагают преимущественно ИТ-инфраструктуру для организации удалённой работы. В этом случае в виртуальный офис может быть включен защищённый канал доступа, хостинг и сами ИТ-системы: документооборот, CRM, ERP и др.

Для компании виртуальный офис становится эффективным и недорогим инструментом для общения с клиентами в городе их проживания. Аренда офиса, например, может стоить 50 000 рублей, а виртуальный офис обойдется в несколько раз дешевле. Да и посудите сами - престижный адрес в центре Нью-Йорка, Лондона или Гонконга действительно работает на авторитет фирмы.

Кроме всего прочего, в эту услугу входит сервис «виртуальный номер». Это телефонный номер выбранной заказчиком страны и города. Звонки, поступающие на этот номер, будут переадресовываться на мобильный, стационарный телефон или скайп. То есть нет необходимости физически находится в указанной стране.

Услуга IP-АТС позволяет существенно расширить возможности виртуального телефонного офиса. Дополнительно IP-АТС позволяет подключить IVR-конструктор и голосовую почту, сделать сложную переадресацию и сохранять историю звонков, даже записывать разговоры. Есть функция создания черного списка номеров и перехвата звонков.

Кроме этого многие телекоммуникационные компании предоставляют услугу виртуального факса.